§ 45c AufenthG: Neue Hinweispflicht für Arbeitgeber bei der Einstellung ausländischer Fachkräfte

Seit dem 1. Januar 2026 gilt mit § 45c Aufenthaltsgesetz (§ 45c AufenthG – Einzelnorm) eine neue gesetzliche Pflicht für Unternehmen, die Arbeitskräfte aus Drittstaaten rekrutieren. Die Regelung verpflichtet Arbeitgeber, neu eingestellte Drittstaatsangehörige spätestens am ersten Arbeitstag schriftlich auf das staatliche Beratungsangebot „Faire Integration” zu arbeits- und sozialrechtlichen Fragen hinzuweisen. Wer die Anforderungen kennt und seine Prozesse rechtzeitig anpasst, kann die Pflicht mit überschaubarem Aufwand erfüllen und rechtliche Risiken wirksam vermeiden.

Die Kanzlei Schlun & Elseven berät Unternehmen umfassend bei der Umsetzung der neuen gesetzlichen Anforderungen. Ob Entwicklung geeigneter Hinweisformulare, Anpassung bestehender Onboarding-Prozesse oder Schulung von HR-Teams – unsere auf das Aufenthalts- und Ausländerrecht spezialisierten Rechtsanwälte unterstützen Arbeitgeber dabei, die Hinweispflicht rechtssicher und effizient in ihre Personalstrukturen zu integrieren.

§ 45c AufenthG: Was die neue Regelung konkret vorschreibt

Die neue Vorschrift verpflichtet Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland, die einen Arbeitsvertrag (zur Arbeitsleistung in Deutschland) mit einem Drittstaatsangehörigen schließen, der seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt noch im Ausland hat, zu folgendem:

• Hinweis in Textform auf die kostenfreie Möglichkeit, staatliche Informations- und Beratungsangebote zu arbeits- und sozialrechtlichen Fragen durch „Faire Integration” in Anspruch zu nehmen (§ 45b Abs. 1 S. 1 und 2 AufenthG),
• Übermittlung der Kontaktdaten der nächstgelegenen Beratungsstelle,
• Frist: spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung im Inland.

Themen der Beratung können unter anderem sein:

• Arbeitsvertrag
• (Mindest-)Lohn
• Arbeitszeit
• Urlaub und Krankheit
• Abmahnung und Kündigung
• Rechte und Pflichten von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern sowie Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern

Wichtig: Der Arbeitgeber selbst schuldet keine rechtliche Beratung. Die Pflicht erschöpft sich darin, den Zugang zu dem bestehenden staatlichen Angebot zu eröffnen.

§ 45c AufenthG: Wer ist von der neuen Regelung betroffen?

Die Hinweispflicht gilt unabhängig von Unternehmensgröße, Branche oder Art des Arbeitsverhältnisses. Erfasst sind alle Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland, die Drittstaatsangehörige aus dem Ausland beschäftigen – ob unbefristet oder befristet, in Vollzeit oder Teilzeit, als Fachkraft oder in sonstiger Funktion.

Nicht erfasst sind hingegen:

• EU-Bürger und EWR-Angehörige sowie gleichgestellte Personengruppen, die kraft Freizügigkeit Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt haben,
• Bereits in Deutschland ansässige Drittstaatsangehörige, die einen neuen Arbeitsvertrag schließen, ohne dabei aus dem Ausland angeworben worden zu sein,
• Fälle grenzüberschreitender Vermittlung im Sinne des § 299 SGB III, in denen eine vermittelnde Stelle wie die Bundesagentur für Arbeit die Informationspflicht bereits erfüllt hat.

Hinweis: Das Beratungsangebot als solches richtet sich sowohl an Drittstaatsangehörige, die ihren gewöhnlichen Aufenthalt noch im Ausland haben, als auch an Drittstaatsangehörige, die sich bereits im Bundesgebiet aufhalten. Die neue Hinweispflicht für Arbeitgeber nach § 45c AufenthG ist jedoch lediglich auf diejenigen Drittstaatsangehörigen beschränkt, die aus dem Ausland eingestellt werden.

Hintergrund: Warum hat der Gesetzgeber diese Regelung eingeführt?

Die Einführung des § 45c AufenthG ist Ausdruck eines Perspektivwechsels im deutschen Migrationsrecht. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass die Zuwanderung von Arbeitskräften aus Drittstaaten ein dauerhafter Bestandteil der Arbeitsmarktpolitik ist und entsprechend effektive Schutzstrukturen erfordert. In der Praxis zeigt sich, dass viele Drittstaatsangehörige bei Arbeitsantritt nur begrenzte Kenntnisse über das deutsche Arbeits-, Sozial- und Aufenthaltsrecht besitzen – etwa zu Kündigungsschutz, Urlaubsansprüchen, Sozialversicherung oder den aufenthaltsrechtlichen Folgen eines Jobwechsels. Diese Informationslücken können sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber zu rechtlichen Problemen führen.

Der Gesetzgeber sieht Arbeitgeber hier in einer Schlüsselposition: Sie sind in der Regel die erste verlässliche inländische Anlaufstelle für neu angeworbene Mitarbeiter aus dem Ausland und können den Zeitpunkt der Information direkt beeinflussen. § 45c AufenthG fungiert dabei als verbindendes Element zwischen den staatlich organisierten Beratungsstrukturen und der betrieblichen Praxis.

Welche Risiken drohen bei Verletzung der Hinweispflicht?

Zum jetzigen Stand ist ein Verstoß gegen die Hinweispflicht aus § 45c AufenthG nicht straf- oder aber bußgeldbewährt. Es bleibt abzuwarten, ob Verstöße gegen die Hinweispflicht noch in die Straf- und Bußgeldvorschriften des 9. Kapitels des Aufenthaltsgesetzes aufgenommen werden.

Grundsätzlich können Verstöße von Arbeitgebern gegen aufenthaltsrechtliche Compliance im Rahmen behördlicher Kontrollen – etwa durch den Zoll oder die Ausländerbehörde – als ordnungswidrig gewertet werden und Bußgelder nach sich ziehen. Es können zudem mittelbare Haftungsrisiken entstehen, wenn ein unterlassener Hinweis im Zusammenhang mit aufenthaltsrechtlichen Problemen des Arbeitnehmers steht und der Arbeitgeber dadurch in den Fokus behördlicher Ermittlungen gerät.

Praxistipp: Das praktisch größte Risiko liegt weniger in der Bereitstellung der Information selbst als in deren Nachweis. Wer nicht belegen kann, dass der Hinweis rechtzeitig und in Textform erteilt wurde, riskiert im Streitfall eine ungünstige Beweislage. Die sorgfältige Dokumentation ist daher kein bürokratischer Selbstzweck, sondern ein wesentliches Instrument der Risikovorsorge.

Praktische Umsetzung: So erfüllen Arbeitgeber die Pflicht

Die Anforderungen des § 45c AufenthG lassen sich mit überschaubarem organisatorischem Aufwand in bestehende HR-Prozesse integrieren:

• Prozessverankerung: Die neue Pflicht verbindlich in den Onboarding-Ablauf aufnehmen, sodass der Hinweis spätestens am ersten Arbeitstag erteilt wird.
• Standardisiertes Merkblatt: Ein einheitliches Hinweisformular in Textform entwickeln, das auf die staatlichen Beratungsangebote hinweist und die Kontaktdaten der zuständigen Stelle enthält.
• Dokumentation: Den Erhalt des Hinweises durch Unterschrift oder Empfangsbestätigung in der Personalakte sichern.
• Klare Zuständigkeiten: Die Pflicht im Personalbereich verankern und HR-Mitarbeiter mit der neuen Regelung vertraut machen.
• Umgang mit Ausnahmefällen: Im Zweifelsfall den Hinweis erteilen – die Ausnahme für grenzüberschreitende Vermittlungen ist eng gefasst.

Schlun & Elseven: Professionelle Unterstützung bei der Umsetzung des § 45c AufenthG

Die Einführung des § 45c AufenthG stellt Unternehmen vor konkrete organisatorische Aufgaben: Onboarding-Prozesse müssen angepasst, geeignete Hinweisformulare entwickelt und interne Zuständigkeiten klar geregelt werden. Gerade bei der erstmaligen Umsetzung lohnt es sich, auf spezialisierte rechtliche Begleitung zurückzugreifen, um Umsetzungsfehler zu vermeiden und die neuen Anforderungen dauerhaft in eine funktionierende Compliance-Struktur zu integrieren.

Schlun & Elseven Rechtsanwälte verfügt über langjährige Erfahrung im Migrationsrecht und begleitet Arbeitgeber umfassend bei der rechtssicheren Erfüllung aufenthaltsrechtlicher Pflichten und Compliance. Unser Team unterstützt bei der Entwicklung praxistauglicher Hinweisformulare, der rechtlichen Einordnung atypischer Fallkonstellationen – etwa bei grenzüberschreitenden Vermittlungen oder gemischten Belegschaften – sowie bei der Schulung und Sensibilisierung von HR-Mitarbeitern. Darüber hinaus stehen wir Unternehmen bei behördlichen Prüfungen und Kontrollen zur Seite und übernehmen bei Bedarf die Kommunikation mit den zuständigen Behörden.