Personalkosten als Schadensersatz: Wann haben Unternehmen Anspruch auf Erstattung ihrer Personalaufwendungen?

Entsteht einem Unternehmen durch ein Schadensereignis – etwa eine Sachbeschädigung durch einen Vertragspartner oder Dritten – ein Schaden, stellt sich regelmäßig die Frage, ob und in welchem Umfang der dabei anfallende interne Personalaufwand als Schadensposition ersatzfähig ist. Die Rechtsprechung stellt hierbei im Ergebnis darauf ab, ob der Personalaufwand der unmittelbaren Schadensbeseitigung zuzurechnen ist oder lediglich der Schadensermittlung sowie der außergerichtlichen Schadensabwicklung dient. Diese Abgrenzung kann in der Praxis erhebliche wirtschaftliche Auswirkungen haben und wird von betroffenen Unternehmen häufig unterschätzt.

Personalaufwand, der unmittelbar der Beseitigung des Schadens dient, kann grundsätzlich als Schadensposition geltend gemacht werden. Das gilt unabhängig davon, ob die Arbeiten durch eigene Mitarbeiter oder durch extern beauftragte Dritte erbracht werden. Typische Beispiele aus der Praxis sind etwa eigene Mitarbeiter, die beschädigte Maschinen oder Anlagen wieder instandsetzen, oder ein Produktionsbetrieb, der nach einer Beschädigung seiner Infrastruktur eigenes Personal einsetzt, um den ursprünglichen Zustand wiederherzustellen. Allerdings entspricht der erstattungsfähige Betrag nicht zwingend den tatsächlich angefallenen Personalaufwendungen. Die Rechtsprechung bemisst den erforderlichen Wiederherstellungsbetrag im Ausgangspunkt nach objektiven Kriterien – losgelöst von den konkret entstandenen Kosten. Entscheidend ist dabei der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und die schadensrechtliche Schadensminderungspflicht, § 254 Abs. 2 BGB. Unternehmen sind gehalten, den kostengünstigsten zumutbaren Weg der Schadensbeseitigung zu wählen.

Konkret bedeutet das: Wäre die Schadensbeseitigung durch eigenes Personal kostengünstiger gewesen als die Beauftragung eines externen Dienstleisters – und wäre die Eigenleistung dem Unternehmen zumutbar gewesen –, so kann der Schädiger die Mehrkosten der externen Beauftragung unter Umständen nicht erstattet verlangen. Gleiches gilt umgekehrt: Hätte ein externer Dienstleister die Schadensbeseitigung günstiger erbringen können, weil die interne Durchführung unwirtschaftlich oder ineffizient war, kann das Unternehmen nicht ohne Weiteres die höheren internen Personalkosten ansetzen; der Anspruch ist dann auf den objektiven Marktwert einer externen Fachfirma gedeckelt.

Deutlich enger ausgestaltet sind die Erstattungsmöglichkeiten beim Personalaufwand für die Schadensermittlung und die außergerichtliche Schadensabwicklung. Die Rechtsprechung stuft diesen Aufwand für das eigene Personal grundsätzlich als nicht erstattungsfähig ein. Wichtig ist hierbei die Abgrenzung zu Dritten: Während die Kosten für extern beauftragte Dienstleister – wie Rechtsanwälte oder Sachverständige – zur Schadensermittlung und -durchsetzung als notwendige Rechtsverfolgungskosten regelmäßig erstattet werden müssen, bleibt das Unternehmen auf den Kosten für den Einsatz eigener Mitarbeiter sitzen.

Darunter fällt in der Praxis die gesamte allgemeine administrative Tätigkeit, die mit einem Schadensereignis typischerweise verbunden ist: die Erstellung von Schadensmeldungen, das Heraussuchen und Sichten relevanter Dokumente und Verträge, das Aufsetzen von Schreiben und E-Mails sowie das Führen von Telefonaten mit dem Schädiger oder dessen Versicherung. All diese Tätigkeiten gehören nach Auffassung der Rechtsprechung zur üblichen Mühewaltung, die ein Geschädigter im Rahmen eines Schadensfalls selbst zu tragen hat.

Eine Ausnahme erkennt die Rechtsprechung jedoch an, wenn der im Einzelfall erforderliche Aufwand ein außergewöhnliches Ausmaß erreicht – also die im Rahmen des Üblichen typischerweise zu erbringende Mühewaltung des Geschädigten deutlich überschreitet. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn die Schadensermittlung oder Abwicklung zu einem gravierenden, strukturellen Eingriff in den Betriebsablauf führt, etwa weil das Unternehmen gezwungen ist, einen oder mehrere Mitarbeiter vollständig von ihrer regulären wertschöpfenden Tätigkeit freizustellen oder zusätzliche Mitarbeiter eigens für die Abwicklung einzustellen. Bloße Überstunden des vorhandenen Personals oder Nachtarbeit genügen hierfür im Regelfall noch nicht.

Liefert ein Unternehmen eine mangelhafte Sache an seinen Kunden und wird auf Nacherfüllung in Anspruch genommen, stellt sich in der Praxis häufig heraus, dass der Mangel bereits beim eigenen Lieferanten entstanden ist. In solchen Lieferkettenkonstellationen gewährt § 445a BGB dem Unternehmen einen Regressanspruch gegen seinen Lieferanten – und zwar hinsichtlich der Aufwendungen, die es gegenüber dem Kunden infolge der Nacherfüllung zu tragen hatte. Entscheidend ist dabei, welche Personalkosten konkret in diesen Regressanspruch einfließen können.

Die Antwort hängt maßgeblich davon ab, welcher Art der jeweilige Personaleinsatz war. Die Rechtslage unterscheidet im Wesentlichen zwischen zwei Kategorien, die in der unternehmerischen Praxis unterschiedlich zu behandeln sind: unmittelbare Arbeitskosten der Mangelbeseitigung einerseits und administrative Personalaufwendungen andererseits. Beide Kategorien begegnen Unternehmen regelmäßig – ihre rechtliche Behandlung unterscheidet sich jedoch erheblich.

Personalaufwendungen, die direkt der Beseitigung des Mangels dienen, sind als Arbeitskosten im Sinne von § 439 Abs. 2 BGB anerkannt und gelten allgemein als erstattungsfähig. Das Unternehmen kann diese Kosten gegenüber seinem Lieferanten im Wege des Regresses geltend machen – unabhängig davon, ob die Mangelbeseitigung durch eigenes Personal oder durch extern beauftragte Dritte erfolgt.

In der Praxis betrifft dies insbesondere folgende Konstellationen: Ein Maschinenbauer stellt fest, dass eine gelieferte Komponente fehlerhaft ist, und setzt eigene Techniker ein, um die mangelhafte Komponente auszubauen, zu ersetzen und die Anlage anschließend auf einwandfreie Funktion zu testen. Ebenso erfasst sind Fälle, in denen ein Unternehmen eigenes Montagepersonal zum Kunden schickt, um dort eine fehlerhafte Lieferung auszutauschen. Die hierfür anfallenden Personalkosten – bemessen am anteiligen Gehaltsbestandteil, der auf die konkrete Nacherfüllungszeit entfällt – sind dem Grunde nach erstattungsfähig. Maßgeblich ist dabei nicht der Wert der erbrachten Leistung, sondern die tatsächlichen Kosten des Mitarbeiters für das Unternehmen.

Personalaufwendungen, die direkt der Beseitigung des Mangels dienen, sind als Arbeitskosten im Sinne von § 439 Abs. 2 BGB anerkannt und gelten allgemein als erstattungsfähig. Das Unternehmen kann diese Kosten gegenüber seinem Lieferanten im Wege des Regresses geltend machen – unabhängig davon, ob die Mangelbeseitigung durch eigenes Personal oder durch extern beauftragte Dritte erfolgt.

In der Praxis betrifft dies insbesondere folgende Konstellationen: Ein Maschinenbauer stellt fest, dass eine gelieferte Komponente fehlerhaft ist, und setzt eigene Techniker ein, um die mangelhafte Komponente auszubauen, zu ersetzen und die Anlage anschließend auf einwandfreie Funktion zu testen. Ebenso erfasst sind Fälle, in denen ein Unternehmen eigenes Montagepersonal zum Kunden schickt, um dort eine fehlerhafte Lieferung auszutauschen. Die hierfür anfallenden Personalkosten – bemessen am anteiligen Gehaltsbestandteil, der auf die konkrete Nacherfüllungszeit entfällt – sind dem Grunde nach erstattungsfähig. Maßgeblich ist dabei nicht der Wert der erbrachten Leistung, sondern die tatsächlichen Kosten des Mitarbeiters für das Unternehmen.

Ob im Schadensersatz- oder Nacherfüllungsfall – selbst dem Grunde nach erstattungsfähigen Personalaufwendungen scheitern in der Praxis häufig an unzureichendem Tatsachenvortrag. Das Kammergericht Berlin hat insoweit klargestellt (Az. 21 U 58/24), dass pauschale Behauptungen über angefallenen Aufwand nicht genügen.

Für die Praxis gelten daher zwei zentrale Anforderungen:

• Tätigkeitsbezogene Dokumentation des Personalaufwands: Welcher Mitarbeiter war wie lange mit welcher Tätigkeit befasst und welche Kosten sind dabei entstanden – diese Angaben müssen konkret und nachvollziehbar festgehalten werden. Fehlt dieser Nachweis, scheidet eine Erstattung im Streitfall aus, unabhängig davon, ob der Anspruch dem Grunde nach berechtigt wäre.
• Objektive Anknüpfungspunkte bei Materialaufwendungen: Wer Kosten für verbrauchtes oder beschädigtes Material geltend macht, muss Anschaffungswert, Alter und Zustand des Materials sowie den Grund, weshalb eine Wiederverwendung ausschied, konkret darlegen. Ohne hinreichenden Tatsachenvortrag ist auch eine gerichtliche Schadensschätzung nach § 287 ZPO nicht möglich; eine Beweisaufnahme zu Ausforschungszwecken lässt die Rechtsprechung ausdrücklich nicht zu.

Unternehmen sollten daher unmittelbar mit dem Eintritt eines Schadens- oder Nacherfüllungsfalls mit einer strukturierten Dokumentation beginnen – nicht erst wenn ein Rechtsstreit absehbar wird.

Die Frage, ob und in welchem Umfang Personalaufwendungen im Rahmen eines Schadensersatz- oder Nacherfüllungsfalles erstattungsfähig sind, lässt sich selten pauschal beantworten. Die Grenzen zwischen erstattungsfähiger Schadensbeseitigung und nicht erstattungsfähiger Schadensermittlung sind fließend, die Rechtsprechung nicht immer konsistent – und die finanziellen Konsequenzen einer Fehleinschätzung können erheblich sein. Unternehmen, die in solchen Situationen ohne rechtliche Begleitung agieren, riskieren sowohl berechtigte Ansprüche zu verschenken als auch unberechtigte Forderungen vorschnell zu begleichen.

Die Rechtsanwälte von Schlun & Elseven verfügen über umfassende Erfahrung in der Begleitung von Unternehmen in komplexen Schadens- und Nacherfüllungskonstellationen. Wir prüfen im konkreten Einzelfall, welche Personalaufwendungen dem Grunde nach erstattungsfähig sind, wie diese rechtssicher dokumentiert und geltend gemacht werden können und wie unberechtigte Forderungen von Vertragspartnern konsequent abgewehrt werden. Dabei begleiten wir unsere Mandanten von der ersten rechtlichen Einschätzung über die außergerichtliche Durchsetzung bis hin zur gerichtlichen Auseinandersetzung – mit dem Ziel, ihre wirtschaftlichen Interessen umfassend zu schützen.