Global Mobility Schweiz–Deutschland: Mitarbeiterentsendungen und grenzüberschreitende Beschäftigung

Grundlage für die grenzüberschreitende Beschäftigung zwischen Deutschland und der Schweiz ist das Freizügigkeitsabkommen (FZA) zwischen der Schweiz und der EU. Deutsche Staatsangehörige haben danach das Recht, in der Schweiz zu arbeiten – dieses Recht ist jedoch an Voraussetzungen geknüpft und variiert je nach Art und Dauer des Einsatzes.

Für Kurzzeiteinsätze von bis zu 90 Tagen innerhalb von zwölf Monaten ist keine Aufenthaltsbewilligung erforderlich, der Einsatz muss jedoch vor Arbeitsbeginn bei der zuständigen kantonalen Behörde angemeldet werden. Für längere Einsätze ist eine Aufenthaltsbewilligung erforderlich. Die jeweilige Bewilligungsart richtet sich nach Dauer und Ausgestaltung des Einsatzes:

• Ausweis L – in der Regel für den befristeten Aufenthalt unter einem Jahr oder die Stellensuche
• Ausweis G – für Grenzgänger mit Wohnsitz in Deutschland, die regelmäßig in der Schweiz arbeiten
• Ausweis B – für längerfristige Aufenthalte ab 90 Tagen, in der Regel verbunden mit einer Wohnsitzverlegung in die Schweiz (gilt für Erwerbstätige und unter bestimmten Voraussetzungen auch für Nichterwerbstätige)

Bewilligungsanträge werden über die kantonale Migrationsbehörde gestellt. Die Bearbeitungszeit für längerfristige Bewilligungen beträgt in der Regel ein bis zwei Monate – die Genehmigung muss daher rechtzeitig vor dem geplanten Arbeitsbeginn eingeholt werden.

Die Entsendung ist das häufigste Global-Mobility-Szenario im deutsch-schweizerischen Rahmen: Ein deutsches Unternehmen entsendet einen Mitarbeiter vorübergehend zu einer Schweizer Niederlassung, Tochtergesellschaft oder einem Kunden, während das zugrundeliegende Arbeitsverhältnis mit dem deutschen Arbeitgeber fortbesteht.

Die Mitarbeiterentsendung in die Schweiz ist grundsätzlich zu melden, damit die zuständige Behörde überprüfen kann, ob das entsendende Unternehmen rechtssicher aufgestellt ist – insbesondere im Hinblick auf die Arbeitsbedingungen. Es bestehen allerdings auch Ausnahmen von der Meldepflicht – etwa, wenn man lediglich als Besucher an einer Veranstaltung oder Messe teilnimmt, es nur um die Verhandlung und anschließende Unterzeichnung von Verträgen geht oder man für ein geschäftliches Meeting anreist. Abhängig von der Branche sind Arbeitseinsätze, die nicht länger als acht Tage andauern, unter Umständen auch nicht meldepflichtig.

Sofern eine Entsendungsmeldung erforderlich ist und folglich keine Ausnahme vorliegt, muss diese bereits vor Beginn der Tätigkeit in der Schweiz erfolgt sein. Zu welchem Zeitpunkt die Meldung spätestens gemacht werden muss, hängt von den konkreten Umständen ab. In der Regel ist die bevorstehende Tätigkeit bis zu acht Tage vor Beginn dieser bei der zuständigen Behörde zu melden. Verstößt ein Arbeitgeber gegen diese Anforderung, wird dieser verwarnt oder es droht ihm ein Bußgeld.

Von der Entsendemeldung zu unterscheiden ist die Aufenthaltsbewilligung. Kurzzeiteinsätze bis zu 90 Tagen im Jahr erfordern keine Aufenthaltsbewilligung, müssen jedoch vor Arbeitsbeginn bei der kantonalen Migrationsbehörde angemeldet werden. Für Einsätze darüber hinaus ist in der Regel ein Ausweis L (für Einsätze unter einem Jahr) erforderlich, der vor Aufnahme der Tätigkeit zu beantragen ist. Das Verfahren nimmt ein bis zwei Monate in Anspruch und ist vom Arbeitgeber einzuleiten.

Ein entsandter Mitarbeiter bleibt für die Dauer der Entsendung grundsätzlich im deutschen Sozialversicherungssystem versichert – vorausgesetzt, die Entsendung ist vorübergehend, in der Regel bis zu 24 Monate (vgl. Art. 12 Abs. 1 VO (EG) 883/2004). Der Fortbestand der deutschen Sozialversicherungspflicht wird durch die A1-Bescheinigung nachgewiesen, die von der deutschen Krankenkasse oder der Rentenversicherung des Mitarbeiters ausgestellt wird. Die Schweizer Behörden erkennen die A1-Bescheinigung an und verzichten daraufhin auf die Erhebung Schweizer Sozialversicherungsbeiträge.

Die A1-Bescheinigung muss vor Arbeitsbeginn in der Schweiz beantragt, mitgeführt und der schweizerischen Behörde auf Verlangen vorgelegt werden. Ohne sie gilt der Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag als in der Schweiz sozialversicherungspflichtig – mit der Folge von Doppelbeiträgen und erheblichen Nachzahlungsforderungen. Die Einholung der Bescheinigung ist keine bloße Formalität, sondern eine gesetzliche Pflicht mit unmittelbaren finanziellen Konsequenzen.

Entsandte Mitarbeiter unterliegen einem Hybridregime: Der deutsche Arbeitsvertrag bleibt in Kraft, während für die Dauer der Entsendung die Schweizer arbeitsrechtlichen Mindestschutzbestimmungen gelten. Nach Schweizer Recht und den in einigen Branchen anwendbaren Gesamtarbeitsverträgen (GAV) umfasst dies Mindestlöhne, Urlaubsansprüche, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten. Überstunden können insbesondere nicht pauschal durch vertragliche Klauseln abgegolten werden; sie müssen gesondert vergütet oder durch Freizeitausgleich kompensiert werden. Der Arbeitsvertrag sollte auf Konformität mit den Schweizer Anforderungen geprüft und erforderlichenfalls ergänzt werden. Die Einhaltung der Bedingungen wird durch die zuständigen Stellen kontrolliert. Verstößt ein Arbeitgeber gegen diese, kann er sanktioniert werden.

Die Entsendung muss zudem tatsächlich befristet sein. Ein unbefristeter oder wiederholt verlängerter Einsatz ohne klares Enddatum riskiert eine Umdeutung in ein lokales Arbeitsverhältnis mit erheblich anderen Rechtsfolgen.

Gem. § 1 Abs. 1 S. 1 EStG sind natürliche Personen, die in Deutschland einen Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, unbeschränkt einkommensteuerpflichtig. Wird ein Mitarbeiter in die Schweiz entsendet, könnte es sein, dass er wegen seiner Tätigkeit dort ebenfalls steuerpflichtig wird. Grundsätzlich werden gem. Art. 15 Abs. 1 DBA Vergütungen im Tätigkeitsstaat besteuert. Eine Ausnahme gilt gem. Art. 15 Abs. 2 DBA, wenn die Entsendung des Mitarbeiters in die Schweiz nicht eine Dauer von 183 Tagen überschreitet, die Vergütung von dem deutschen Arbeitgeber gezahlt werden und diese nicht von einer Betriebsstätte oder einer festen Einrichtung getragen wird, die der Arbeitgeber in der Schweiz hat. Liegen diese Voraussetzungen vor, ist der Mitarbeitende zumindest für den genannten Zeitraum nicht in der Schweiz lohnsteuerpflichtig. Dies ändert sich, wenn die Entsendung länger als 183 Tage anhält. Um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden, legt Art. 24 Abs. 1 Nr. 1 lit. d) DBA fest, dass Vergütungen und ähnliches von der Bemessungsgrundlage der deutschen Steuer ausgenommen werden – die Lohnsteuer ist nach Ablauf der 183 Tage daher in der Schweiz abzuführen.

Die lokale Anstellung in der Schweiz unterscheidet sich grundlegend von der Entsendung. Stellt eine Schweizer Gesellschaft – ob AG oder GmbH – einen deutschen Staatsangehörigen direkt an, besteht kein zugrundeliegendes deutsches Arbeitsverhältnis. Schweizer Recht gilt in vollem Umfang; Arbeitgeber und Arbeitnehmer übernehmen Pflichten, die sich wesentlich von den deutschen unterscheiden.

Der Arbeitsvertrag muss schriftlich abgefasst sein und den Anforderungen des Schweizer Arbeitsrechts entsprechen. Mehrere Aspekte weichen vom deutschen Recht ab und müssen vertraglich ausdrücklich geregelt werden:

• Kündigungsfristen betragen in der Schweiz in der Regel ein bis drei Monate (berechnet zum Monatsende) und müssen vertraglich festgelegt sein.
• Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 20 Arbeitstage pro Jahr.
• Gehaltsniveau und etwaige Zulagen müssen den Schweizer Standards entsprechen, die über dem deutschen Niveau liegen können.
• Die Schweiz legt verbindliche Mindeststandards in Bereichen wie der Krankenversicherung, der Unfallversicherung und der beruflichen Vorsorge fest. Darüber hinausgehende Leistungen sind jedoch gesetzlich nicht umfassend geregelt und sollten ausdrücklich vertraglich vereinbart werden.

Branchenspezifische Gesamtarbeitsverträge (GAV) können zusätzlich gelten und haben Vorrang vor ungünstigeren vertraglichen Regelungen.

Ein in der Schweiz direkt angestellter Mitarbeiter ist vollumfänglich der Schweizer Sozialversicherung unterstellt. Die wesentlichen Beiträge sind:

• AHV/IV/EO (Alters-, Invaliden- und Erwerbsersatzversicherung): kombinierter Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil von insgesamt 10,6 %
• Berufsunfallversicherung: vom Arbeitgeber getragen
• Nichtberufsunfallversicherung: Zahlung durch den Arbeitnehmer
• Arbeitslosenversicherung: hälftig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen
• Krankenversicherung: zahlt der Arbeitnehmer selbst (es besteht eine Krankenversicherungspflicht)

Anders als in Deutschland gibt es in der Schweiz kein einheitliches Lohnsteuerabzugsverfahren. Für Mitarbeiter mit Ausweis B wird die Einkommensteuer als Quellensteuer monatlich vom Arbeitgeber einbehalten und an das zuständige kantonale Amt abgeführt. Der Mitarbeiter, der keinen Ausweis B hat und zugleich Drittstaatler ist, leistet hingegen Direktzahlungen an das kantonale Steueramt. EU-Bürger, die keinen Ausweis B vorweisen können, beantragen die Steuerabführung wiederum in der Regel selbst beim kantonalen Migrationsamt.

Der Arbeitgeber ist bei Drittstaatlern verpflichtet, die Aufenthaltsbewilligung vor Aufnahme der Tätigkeit bei dem Amt für Wirtschaft in Zürich zu beantragen. EU-Bürger hingegen beantragen die Aufenthaltsbewilligung selbst. Der Antrag wird bei der zuständigen kantonalen Behörde eingereicht; die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel vier bis acht Wochen. Für Einsätze unter einem Jahr ist der Ausweis L der Standardweg; für längerfristige Anstellungen ist der Ausweis B erforderlich.

Ein lokal angestellter deutscher Staatsangehöriger wird in der Schweiz ab Beginn des Arbeitsverhältnisses einkommensteuerpflichtig – auf kantonaler, kommunaler und Bundesebene. Bei Ausweis-B-Inhabern erfolgt die Besteuerung durch Quellensteuerabzug. Das DBA Deutschland–Schweiz regelt die Zuweisung der Besteuerungsrechte und bestimmt, ob eine verbleibende deutsche Steuerpflicht entsteht – insbesondere in der Anfangsphase der Wohnsitzverlegung.

Leitende Mitarbeiter, die regelmäßig sowohl in Deutschland als auch in der Schweiz tätig sind, sehen sich besonderen rechtlichen Herausforderungen gegenübergestellt. Ist ein deutscher Geschäftsführer oder eine Führungskraft primär in der Schweiz tätig – schließt dort Verträge ab, führt Verhandlungen oder leitet Geschäfte –, kann dies zur Begründung einer Betriebsstätte führen. Die Folgen sind steuerrechtlicher Natur: Das deutsche Unternehmen kann in der Schweiz mit den der Schweizer Tätigkeit zurechenbaren Gewinnen steuerpflichtig werden, was zu einer erheblichen Steuerbelastung führen kann.

Eine in Deutschland ansässige Führungskraft, die einen wesentlichen Teil ihrer Arbeitszeit in der Schweiz verbringt, ist dort grundsätzlich mit dem auf diese Tätigkeit entfallenden Einkommensanteil steuerpflichtig – unabhängig vom Sitz des Unternehmens. Dies gilt allerdings erst, wenn die Tätigkeit in der Schweiz eine Dauer von 183 Tage überschreitet. Für Personen in bestimmten Positionen gibt es allerdings Ausnahmen, vgl. Art. 15 Abs. 4 DBA. Grenzüberschreitend tätige Führungskräfte müssen ihre steuerliche Position daher aktiv bestimmen und dokumentieren – insbesondere durch lückenlose Dokumentation über die in jedem Land verbrachten Arbeitstage.

Verlagert sich der Tätigkeitsschwerpunkt einer Führungskraft ebenso wie der Wohnsitz dessen in die Schweiz, kann eine vollumfängliche Schweizer Einkommensteuerpflicht entstehen. Dies sollte frühzeitig geplant und nicht erst im Nachhinein adressiert werden.

Bei der Ausübung von Tätigkeiten in Deutschland und in der Schweiz greift im Hinblick auf die sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Art. 13 Abs. 1 VO (EG) 883/2004. Entscheidend ist dabei, in welchem Land der wesentliche Teil der Tätigkeit nachgegangen wird. So gelten etwa die Rechtsvorschriften des Wohnsitzes, wenn dort ein wesentlicher Teil der Arbeit ausgeübt wird. Wird hingegen die Tätigkeit primär in einem anderen Land ausgeübt, gelten die Vorschriften des Landes, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat. Auch hier ist eine klare, durch entsprechende Dokumentation belegte Bestimmung des Tätigkeitsschwerpunkts unerlässlich.

Die praktikabelste Lösung für Unternehmen, die Führungspräsenz in beiden Ländern benötigen, ist eine klar dokumentierte Aufgabenteilung: In Deutschland ansässige Geschäftsführer leiten und entscheiden von Deutschland aus; lokal ansässige Führungskräfte steuern das Schweizer Geschäft vor Ort. Ist eine echte Doppelpräsenz operativ erforderlich, sollte die Position klar definiert und vertraglich dokumentiert werden. Zusätzlich empfiehlt sich eine steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Beratung, um das Betriebsstättenrisiko sowie die Sozialversicherungszuordnung frühzeitig zu bewerten.

Die rechtliche Komplexität grenzüberschreitender Mitarbeitereinsätze zwischen Deutschland und der Schweiz ist hoch – Fehler sind häufig und ihre Folgen können erheblich sein. Die nachfolgend beschriebenen Risiken sind in der Praxis besonders relevant.

Die A1-Bescheinigung ist eines der wichtigsten Dokumente bei Entsendungen in die Schweiz – und eines der am häufigsten übersehenen. Beginnt ein Mitarbeiter ohne gültige A1-Bescheinigung zu arbeiten, können die zuständigen Behörden eine Beitragspflicht in der Schweiz geltend machen. Die Folge: Doppelbeiträge und erhebliche Nachzahlungsforderungen. Die Bescheinigung muss vor Arbeitsbeginn eingeholt werden – eine rückwirkende Beantragung entfaltet nicht dieselbe Wirkung. Die A1-Bescheinigung als Nebensache zu behandeln, ist einer der vermeidbaren und zugleich kostspieligsten Fehler in diesem Bereich.

Deutsche Arbeitgeber gehen häufig davon aus, dass der bestehende Arbeitsvertrag für einen Einsatz in der Schweiz ausreicht. Das ist jedoch nicht der Fall. Schweizer Mindeststandards zu Löhnen, Urlaub, Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Überstundenregelung gelten für die gesamte Dauer der Entsendung und gehen in bestimmten Bereichen über die deutschen Mindeststandard hinaus. Arbeitsverträge sollten vor jedem Schweizer Einsatz auf ihre Konformität geprüft werden; bei lokalen Neuanstellungen ist von Anfang an nach Schweizer Recht zu gestalten.

Unterhält ein deutsches Unternehmen dauerhaft Mitarbeiterpräsenz in der Schweiz – sei es durch eine langfristige Entsendung, eine lokal tätige Führungskraft oder ein projektbezogenes Team –, besteht das Risiko einer steuerlichen Betriebsstätte. Die Folgen sind insbesondere steuerrechtlicher Natur: Das Unternehmen kann in der Schweiz mit den dort erzielten Gewinnen steuerpflichtig werden. Für längerfristige oder leitende Einsätze sollte das Betriebsstättenrisiko vor Beginn des Arrangements steuerrechtlich geprüft werden.

Abhängig von dem künftigen Arbeitsverhältnis und dem Wohnsitz des Arbeitnehmers ergeben sich verschiedenste Pflichten: die Aufenthaltsbewilligung, die Meldepflicht bei der Entsendung von Mitarbeitenden und die Berücksichtigung der Arbeitsbedingungen. Bei Nichteinhaltung dieser drohen eine Verwarnung, Geldbuße oder auch strafrechtliche Konsequenzen. Arbeitsnehmern sowie Arbeitgebern wird daher empfohlen, sich frühzeitig über etwaige Pflichten zu informieren, insbesondere im Hinblick auf die damit einhergehenden Fristen. Gerne berät unser Swiss Desk unter der Leitung von Dania Höltershinken zu allen rechtlichen Fragen mit Bezug zur Aufnahme einer Tätigkeit in der Schweiz.

Eine Entsendung, die wiederholt verlängert wird oder von Anfang an kein klares Enddatum hat, kann von den Schweizer Behörden als lokales Arbeitsverhältnis eingestuft werden. Die Folgen sind weitreichend: volle Schweizer Sozialversicherungspflicht, lokale Arbeitnehmerschutzrechte und möglicherweise eine veränderte steuerliche Position. Entsendungen sollten von Beginn an befristet sein; jede Verlängerung ist vor ihrer Vereinbarung auf ihre rechtlichen Konsequenzen zu prüfen.

Die bisherigen Ausführungen betrafen vorrangig deutsche Mitarbeiter, die in der Schweiz eingesetzt werden. Der umgekehrte Fall – ein deutsches Unternehmen möchte Schweizer Staatsangehörige einstellen – wirft eigenständige Rechtsfragen auf, die häufig falsch eingeschätzt werden.

Der entscheidende Ausgangspunkt: Schweizer Staatsangehörige sind keine EU- oder EWR-Bürger. Dennoch sind sie nach dem Freizügigkeitsabkommen berechtigt, in Deutschland zu arbeiten und Wohnsitz zu nehmen. Eine Aufenthaltserlaubnis kann nach § 28 AufenthV ausgestellt werden.

Ein Schweizer Staatsangehöriger, der bei einem deutschen Unternehmen beschäftigt ist, unterliegt vollumfänglich dem deutschen Arbeitsrecht – ohne Hybridregime. Der Arbeitsvertrag ist nach deutschem Recht zu gestalten und muss alle einschlägigen gesetzlichen Anforderungen erfüllen, darunter Mindestlohn, gesetzliche Kündigungsfristen und Urlaubsansprüche.

Ein Schweizer Staatsangehöriger, der in Deutschland beschäftigt wird, ist ab dem ersten Beschäftigungstag in der deutschen Sozialversicherung pflichtversichert – Renten-, Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung. Kehrt dieser später in die Schweiz zurück, kann er sich im Falle der Arbeitslosigkeit in der Schweiz die Arbeitszeiten aus Deutschland anrechnen lassen.

Gem. § 1 Abs. 1 S. 1 EStG sind natürliche Personen, die in Deutschland einen Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, unbeschränkt einkommensteuerpflichtig. Ein Schweizer Staatsangehöriger, der seinen Wohnsitz nach Deutschland verlegt, wird demnach mit seinem gesamten Einkommen in Deutschland unbeschränkt einkommensteuerpflichtig. Die besonderen Grenzgängerregelungen des DBA Deutschland–Schweiz gelten in diesem Fall nicht – sie greifen nur, wenn der Mitarbeiter weiterhin in der Schweiz wohnt und zum Arbeiten nach Deutschland pendelt.

Global Mobility zwischen Deutschland und der Schweiz berührt Arbeitsrecht, Ausländerrecht, Sozialversicherungsrecht und Steuerrecht – in zwei Rechtsordnungen, die sich in wesentlichen Punkten unterscheiden. Unser Swiss Desk unter der Leitung von Dania Höltershinken fungiert als Ansprechpartner und koordiniert bei Bedarf auch die Kommunikation mit unserem etablierten Netzwerk an Schweizer Partnerkanzleien.

Vor Beginn jedes grenzüberschreitenden Einsatzes klären wir die rechtliche Strukturierung – Entsendung oder lokale Anstellung – und identifizieren die anwendbaren Regelungen. Wir prüfen und ergänzen Arbeitsverträge auf Konformität mit den jeweiligen Rechtsanforderungen, begleiten die Beantragung der A1-Bescheinigung und beraten zur Schweizer Sozialversicherungsanmeldung.

Wir bearbeiten Aufenthaltsbewilligungsanträge für Mitarbeiter, die in die Schweiz entsendet werden. Dies umfasst die kantonale Anmeldung bei Kurzzeiteinsätzen, Ausweis-L- und Ausweis-B-Anträge sowie ICT-Karten-Anträge für konzerninterne Versetzungen.

Bei Einsätzen mit komplexen steuerlichen Implikationen – insbesondere bei Führungskräfteeinsätzen und längerfristigen Entsendungen – beraten wir zur steuerrechtlichen Position des Mitarbeiters gemäß des DBA Deutschland–Schweiz und prüfen das Betriebsstättenrisiko für das entsendende Unternehmen. Wir begleiten zudem laufend die Einhaltung von Bewilligungsauflagen und prüfen, ob Entsendungsarrangements ein Umdeutungsrisiko entwickeln.