SaaS-Unternehmen gründen: Rechtliche Beratung

Die Wahl der Rechtsform ist eine der ersten und folgenreichsten Entscheidungen bei der Gründung eines Software-Unternehmens. Sie legt fest, wie Haftungsrisiken verteilt werden, welche Pflichten gegenüber Behörden und Gesellschaftern bestehen und wie das Unternehmen nach außen – gegenüber Kunden, Partnern und potenziellen Investoren – auftritt. Für SaaS-Gründer stehen dabei unterschiedliche Optionen zur Verfügung, die jeweils eigene Vor- und Nachteile mit sich bringen. Welche Rechtsform für Ihr ein SaaS-Unternehmen in Frage kommt, ist stets nach dem Einzelfall zu beurteilen.

Personengesellschaften wie Einzelunternehmen oder die GbR punkten mit unkomplizierten Gründungsvoraussetzungen und geringem Verwaltungsaufwand. Sie eignen sich vor allem für den frühen Einstieg in die Selbstständigkeit, gehen jedoch mit einer weitreichenden persönlichen Haftung einher, die auch das private Vermögen der Gründer erfassen kann. Für ein wachsendes SaaS-Unternehmen, das Kapital aufnehmen oder skalieren möchte, stoßen diese Formen jedoch schnell an ihre Grenzen.

Kapitalgesellschaften bieten demgegenüber eine klare Haftungstrennung zwischen Gesellschafts- und Privatvermögen. Die GmbH ist in diesem Bereich die etablierte Standardform und genießt im deutschen Geschäftsverkehr breite Akzeptanz. Ihr höherer Gründungsaufwand und das erforderliche Stammkapital können für Gründer in der Frühphase eine Hürde darstellen. In diesem Fall bietet die UG (haftungsbeschränkt) einen niedrigschwelligeren Einstieg mit vergleichbarer Haftungsstruktur, allerdings mit Abstrichen bei der Außenwirkung gegenüber professionellen Geschäftspartnern.

Für Unternehmen, bei denen steuerliche Gestaltungsoptionen oder die Beteiligung externer Kapitalgeber von Anfang an eine Rolle spielen, können Mischformen wie die GmbH & Co. KG oder die UG & Co. KG sinnvoll sein. Sie ermöglichen flexible Beteiligungsstrukturen, erfordern aber einen deutlich höheren organisatorischen Aufwand. Die optimale Rechtsform ergibt sich aus dem Zusammenspiel mehrerer Faktoren: der Zahl der Gründer, dem verfügbaren Startkapital, den geplanten Finanzierungsrunden und der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Eine rechtliche Beratung bereits in dieser frühen Phase schafft die Grundlage für eine Entscheidung, die das Unternehmen langfristig trägt.

Standardmusterverträge greifen für SaaS-Unternehmen häufig zu kurz. Besonders wichtig sind Regelungen zur Gesellschafterstruktur und den jeweiligen Stimmrechten, zu Vesting-Regelungen für Gründeranteile sowie zu Vorkaufsrechten und Mitveräußerungspflichten für den Fall eines Exits. Vesting-Regelungen sollen sicherstellen, dass ein Gründer, der das Unternehmen frühzeitig verlässt, nicht dauerhaft an den Früchten der Arbeit der verbleibenden Gründer partizipiert. Üblich ist ein Vesting-Zeitraum von vier Jahren mit einer einjährigen Cliff-Periode, nach der erstmals ein Viertel der Anteile unverfallbar wird. Darüber hinaus sollte der Gesellschaftsvertrag Regelungen für typische Konfliktszenarien enthalten – etwa Deadlock-Situationen bei Stimmengleichheit oder den Umgang mit einem Gesellschafter, der seine Leistungspflichten nicht mehr erfüllt. Solche Regelungen sollten bereits im Gesellschaftsvertrag oder einer ergänzenden Gesellschaftervereinbarung verankert sein, nicht erst wenn der Konfliktfall eintritt.

Der Quellcode eines SaaS-Produkts genießt als Computerprogramm urheberrechtlichen Schutz nach §§ 69a ff. UrhG. Entscheidend ist jedoch, wem dieses Urheberrecht zusteht – eine Frage, die in der Gründungsphase häufig nicht ausreichend geklärt wird. Haben Gründer vor der formalen Unternehmensgründung einen Code bereits entwickelt, verbleibt das Urheberrecht beim jeweiligen Gründer persönlich. Um spätere Konflikte bei Investitionsrunden oder einem Exit zu vermeiden, sollte der Gesellschaft ein ausschließliches Nutzungsrecht an dem Code eingeräumt werden – idealerweise bereits im Rahmen der Gründungsdokumentation.

Eine in der Praxis häufig unterschätzte Frage ist, welche urheberrechtlichen Nutzungsrechte im Rahmen eines SaaS-Vertrags auf Kundenseite überhaupt erforderlich sind. Relevant werden können in diesem Zusammenhang etwa das Vervielfältigungsrecht nach § 69c Nr. 1 UrhG und das Recht der öffentlichen Zugänglichmachung nach § 69c Nr. 4 UrhG. Ob und unter welchen Voraussetzungen die Rechte berührt sind, wird in Rechtsprechung und Literatur nicht einheitlich beurteilt. Gerade wegen dieser ungeklärten Fragen ist eine ausdrückliche vertragliche Regelung der Nutzungsrechte für beide Seiten dringend zu empfehlen. So lassen sich Streitigkeiten über den Umfang der eingeräumten Rechte von vornherein vermeiden.

Werden Entwickler als Arbeitnehmer beschäftigt, gehen die Nutzungsrechte an ihren Arbeitsergebnissen gemäß § 69b UrhG auf den Arbeitgeber über, wenn das Computerprogramm in Wahrnehmung der Aufgaben oder nach Anweisung des Arbeitgebers entstanden ist. Bei Freelancern gilt dies nicht: Ohne ausdrückliche vertragliche Rechteeinräumung verbleiben sämtliche Nutzungsrechte beim Entwickler – unabhängig davon, ob dieser für seine Leistung vergütet wurde. Entsprechende Klauseln zur vollständigen Rechteübertragung sollten daher in jeden Freelancer-Vertrag aufgenommen werden.

Daneben ist der Einsatz von Open-Source-Komponenten sorgfältig zu prüfen. Bestimmte Lizenzen – insbesondere die GPL – enthalten sogenannte Copyleft-Klauseln, die dazu führen können, dass der gesamte darauf aufbauende Code unter denselben Lizenzbedingungen veröffentlicht werden muss. Für kommerzielle SaaS-Produkte kann dies erhebliche Konsequenzen haben, wenn ein proprietärer Quellcode dadurch offengelegt werden müsste. Eine frühzeitige Prüfung der eingesetzten Lizenzen – auch bei Bibliotheken und Drittkomponenten – ist daher unerlässlich.

Neben dem Urheberrecht sollten SaaS-Gründer frühzeitig prüfen, ob eine Markenanmeldung für den Produktnamen sinnvoll ist. Bei geplanter internationaler Expansion empfiehlt sich eine Anmeldung auf EU-Ebene über das EUIPO, um den Markenschutz frühzeitig zu sichern und Kollisionen mit bestehenden Kennzeichen zu vermeiden.

Eine DSGVO-konforme Produktgestaltung ist keine nachgelagerte Compliance-Aufgabe. Art. 25 Abs. 1 DSGVO verpflichtet den Verantwortlichen bereits bei der Festlegung der Mittel für die Datenverarbeitung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen festzulegen, durch welche die Datenschutzgrundsätze wirksam umgesetzt und die Rechte der betroffenen Person geschützt werden. Daneben bestehen weitere Pflichten, unter anderem:

• Eine vollständige Dokumentation der Datenverarbeitungsvorgänge im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO,
• die Informationspflicht aus Art. 13 f. DSGVO,
• eine den Vorgaben des TDDDG sowie der DSGVO entsprechende Cookie-Lösung und
• der Abschluss von Auftragsverarbeitungsvereinbarungen nach Art. 28 DSGVO.

Neben den datenschutzrechtlichen Pflichten rückt auch die IT-Sicherheit zunehmend in den Vordergrund: SaaS-Unternehmen sollten ab einer bestimmten Größe prüfen, ob sie als Anbieter eines Cloud-Computing-Dienstes oder aufgrund ihrer Branchenzugehörigkeit unter das NIS2-Umsetzungsgesetz fallen und damit eigenen Cybersicherheitspflichten unterliegen.

Mit dem Wachstum des Unternehmens stellen sich zunehmend arbeitsrechtliche Fragen. Für SaaS-Unternehmen ist dabei vor allem die Abgrenzung zwischen Arbeitnehmern und Freelancern relevant: Wird ein Entwickler in die betriebliche Organisation eingebunden und gegenüber dem Auftrag- bzw. Arbeitgeber weisungsgebunden tätig, besteht das Risiko einer Scheinselbständigkeit – mit erheblichen Nachzahlungspflichten gegenüber Sozialversicherungsträgern und dem Finanzamt.

Für die Mitarbeiterbindung im Wettbewerb um Entwicklertalente sind zudem virtuelle oder echte Mitarbeiterbeteiligungen ein wichtiges Instrument. Employee Stock Option Plans (ESOPs) oder Virtual Stock Option Plans (VSOPs) müssen steuerrechtlich und gesellschaftsrechtlich sorgfältig gestaltet werden, damit sie ihre Motivationswirkung entfalten, ohne ungewollte steuerliche Belastungen für Mitarbeiter oder das Unternehmen auszulösen. Daneben sollten Wettbewerbsverbote für Mitarbeiter frühzeitig arbeitsvertraglich verankert werden – sowohl für die Dauer der Anstellung als auch für die Zeit danach. Dies gilt insbesondere für Mitarbeitende in Schlüsselpositionen mit Zugang zu sensiblem Code oder Kundendaten. Gilt ein solches Verbot auch nach Vertragsende, ist zudem regelmäßig eine Entschädigungszahlung an den ausscheidenden Mitarbeiter vorzusehen.

Ob § 22f UStG auf eine SaaS-Plattform Anwendung findet, lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Vorschrift kann relevant werden, wenn die Plattform nicht lediglich Software bereitstellt, sondern als Infrastruktur für die Vermittlung oder Abwicklung von Leistungen Dritter fungiert – etwa bei Multi-Vendor-Umgebungen, App-Marktplätzen oder integrierten Service-Ökosystemen. Ob und in welchem Umfang die Vorschrift im Einzelfall greift, hängt von der konkreten Ausgestaltung der Plattform ab und ist gesondert zu prüfen. Werden Anbieter Dritter über die Plattform eingebunden, können den Betreiber unter Umständen Aufzeichnungs- und Nachweispflichten hinsichtlich der steuerlichen Registrierung dieser Anbieter treffen; deren Nichteinhaltung kann mit Haftungsrisiken für nicht abgeführte Umsatzsteuerbeträge verbunden sein.

Auch die Frage, wie sich Umsatzsteuerpflichten je nach Kundenstandort und Vertragsart auf die eigenen Leistungen der Plattform auswirken, bedarf einer individuellen Betrachtung.

Angesichts der Komplexität und der uneinheitlichen Beurteilung einzelner Fragestellungen in Rechtsprechung und Literatur empfiehlt sich für Plattformbetreiber frühzeitig eine rechtliche Prüfung der konkreten Vertrags- und Plattformstruktur, um Haftungsrisiken zu vermeiden und die eigenen umsatzsteuerlichen Pflichten zutreffend einzuordnen.