Wer eine ausländische Urkunde zur Vorlage bei einer deutschen Behörde (bzw. eine deutsche Urkunde zwecks Anerkennung bei einer ausländischen Behörde) verwenden möchte, der muss grundsätzlich ihre Echtheit zuvor bestätigen lassen. Die Beglaubigung kann in Form der Apostille oder der Legalisation erfolgen.
Um unseren Mandanten in einer solchen Situation die benötigte Unterstützung zu gewährleisten, bietet die Kanzlei Schlun & Elseven einen gleichermaßen kompetenten wie engagierten Service an. Unsere Anwälte erläutern Ihnen gerne die genannten Verfahrensarten zur Beglaubigung einer ausländischen Urkunde und unterstützen Sie bei deren Anerkennung durch die deutschen Behörden.
Urkunden: Eine Typologie
Im Laufe des Lebens kommt jeder von uns mit unterschiedlichen Arten von Urkunden in Berührung. Die gängigsten sind:
- Geburtsurkunde,
- Sterbeurkunde und Testamente,
- Ehe-/Heiratsurkunde,
- Nachweise zur Staatsbürgerschaft.
Eine Urkunde ist – vereinfacht gesagt – eine schriftlich niedergelegte Erklärung zu einem konkreten Tatbestand bzw. Sachverhalt. Klassische Beispiele für eine Urkunde sind Zeugnisse, Verträge und Ausweise. Eine Urkunde ist jedoch nicht immer zugleich ein Schriftstück. Es bedarf eines Beweiszeichens in Form eines Symbols oder etwas Vergleichbaren, das die Funktion einer beweiserheblichen Erklärung innehat. So gelten beispielsweise Kennzeichen von Kraftfahrzeugen ebenfalls als Urkunde.
Urkunden eigenen sich zum Beweis im Rechtsverkehr. Insbesondere im Hinblick auf diese Beweisfunktion wird zwischen privaten und öffentlichen Urkunden unterschieden. Während eine öffentliche Urkunde von einer öffentlichen Behörde oder einer Person öffentlichen Glaubens, wie z.B. einem Notar, ausgestellt wird und eine entsprechend hohe Beweiskraft zukommt, weist eine private Urkunde eine geringere Beweiskraft auf, da diese nicht von einer solchen Stelle beurkundet wird.
Eine besondere Art der öffentlichen Urkunden stellen notarielle Beurkundungen dar. Diese Beurkundungen unterliegen gesetzlichen Formvorschriften. Die Beurkundung erfolgt dabei durch einen Notar. Dabei geht es zumeist um komplexere und risikoreichere Sachverhalte, wie etwa Erbangelegenheiten (Erbvertrag, Testament, etc.) oder Verträge über die Ehe oder einen Grundstückskauf. Im Vergleich zu der privaten oder öffentlichen Urkunde stellt die Beurkundung durch einen Notar die Echtheit der Urkunde fest.
Urkundenfälschung gem. §267 Abs. 1 StGB
Es gibt verschiedene Tatmodalitäten, die zu einer Urkundenfälschung nach § 267 Abs. 1 StGB führen können. Sofern gegen Sie eine strafrechtliche Ermittlung wegen des Verdachts zu dieser Straftat eingeleitet wurde, stehen Ihnen die Rechtsanwälte der Kanzlei Schlun & Elseven gerne beratend zur Seite. Schauen Sie sich für weitere Informationen auch gerne unseren Artikel „Urkundenfälschung im deutschen Recht“ an.
Verfahrensarten zur Beglaubigung von Urkunden
Deutsche Urkunden werden von ausländischen Behörden und Gerichten oftmals nur anerkannt, wenn die Echtheit dieser zuvor beglaubigt wurde. Dies gilt ebenfalls bei der Vorlage ausländischer Urkunden vor deutschen Behörden oder Gerichten. Die Beglaubigung der Echtheit und zugleich des Beweiswertes einer Urkunde kann durch verschiedene Verfahrensarten erfolgen: die Apostille oder Legalisation. Unter welchen Umständen welches der beiden Verfahren eingeleitet wird und wie diese genau ablaufen, erläutern wir Ihnen im Folgenden.
Befreiung von der Pflicht zum Echtheitsnachweis
Einige europäische Staaten haben bilaterale Abkommen über die Befreiung des Verfahrens zur Bestätigung der Echtheit. So bedarf es keines Echtheitsnachweises deutscher öffentlicher Urkunden in den Ländern Dänemark, Frankreich, Italien und Österreich. Auch gibt es Abkommen mit Ländern, die ganz bestimmte Urkunden von der Erforderlichkeit einer Apostille oder Legalisation befreien, jedoch im Vergleich zu den genannten Ländern nicht gänzlich von einem gesteigerten Echtheitsnachweis absehen.
Apostille
Die Apostille stellt eine vereinfachte Form des Nachweises zur Echtheit einer Urkunde sowie der Befugnis des Ausstellenden dar. Grundlage dieser Verfahrensart ist das Haager Übereinkommen zur Befreiung öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 05.10.1961. Durch dieses Abkommen haben die betroffenen Länder wechselseitig auf die Legalisation verzichtet und sich auf den gesteigerten Echtheitsnachweis durch die Apostille geeinigt.
Bei der Apostille bedarf es der Beglaubigung durch die zuständige Behörde des Ausstellungslandes der zu beglaubigenden Urkunde. Dabei entscheiden die Vertragsstaaten, welche Behörde die Apostille ausstellt. Zur Einleitung des Apostilleverfahrens muss der Antragsteller daher zunächst herausfinden, welche Behörde/Stelle in seinem konkreten Fall zuständig ist.
Hierzulande erfolgt die Erteilung der Apostille bei Urkunden des Bundes (Ausnahme bei Urkunden des Deutschen Patentamtes oder des Bundespatentgerichts) in der Regel durch das Bundesverwaltungsamt. Für Urkunden der Bundesländer gibt es keine einheitliche Regelung, sodass sich die Zuständigkeit in den Bundesländern unterscheiden kann. Gerne überprüfen die Rechtsanwälte der Kanzlei Schlun & Elseven, welche Behörde für Ihre Apostille zuständig ist und leiten das Verfahren mit Ihnen gemeinsam ein.
Legalisation
Auch die Legalisation dient der Bestätigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde. In § 13 Abs. 2 des Konsulargesetzes (Gesetz über die Konsularbeamten, ihre Aufgaben und Befugnisse) heißt es:
„Die Legalisation bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels, mit dem die Urkunde versehen ist (Legalisation im engeren Sinn).“
Im Vergleich zu der Apostille erfolgt die Legalisation hingegen in mehreren Schritten. Diese Verfahrensart kommt zur Anwendung, wenn zwischen den betroffenen Ländern kein Haager Übereinkommen gegeben ist.
Durch die verschiedenen erforderlichen Verfahrensschritte unterscheidet sich die Legalisation zu der Apostille insbesondere noch darin, dass die Bestätigung der Echtheit, d.h. die Beglaubigung, durch mehrere Behörden erfolgt. In einem ersten Schritt bedarf es der (Vor-)Beglaubigung des Landes, in welchem die Urkunde ausgestellt wurde. In einem weiteren Schritt erfolgt sodann die Legalisation durch die zuständige Auslandsvertretung des Landes, in welchem der Betroffene die Urkunde vorlegen möchte. Unter Umständen bedarf es darüber hinaus noch einer (End-)Beglaubigung.
Auch bei der Zuständigkeit der (Vor-)Beglaubigung im Rahmen der Legalisation deutscher Urkunden zur Verwendung im Ausland sind für Urkunden der Bundesländer keine einheitlichen Regelungen erkennbar. Fest steht jedoch, dass für polizeiliche Führungszeugnisse das Bundesamt für Justiz in Bonn zuständig ist, für gerichtliche und notarielle Urkunden hingegen der Präsident des Land- bzw. Amtsgerichts. Die anschließende Legalisation erfolgt durch die in Deutschland ansässige Auslandsvertretung des Landes, in welchem die Urkunde vorgelegt werden soll.
Die Endbeglaubigung deutscher Urkunden erfolgt durch das Bundesverwaltungsamt. Dabei kann das Bundesverwaltungsamt nur tätig werden, wenn die Vorbeglaubigung rechtmäßig ergangen ist. Zu beachten ist allerdings, dass eine Endbeglaubigung nicht von allen Ländern verlangt wird. Verlangt wird die Endbeglaubigung deutscher Urkunden u.a. von:
- China,
- Iran,
- Nepal,
- Syrien,
- Vereinigte Arabische Emirate.
Legalisation einer ausländischen öffentlichen Urkunde zur Vorlage in Deutschland
Ob eine ausländische öffentliche Urkunde einer Legalisation bedarf, hängt von der Entscheidung derjenigen Behörde in Deutschland ab, bei der das Dokument anschließend verwendet wird. Fest steht, dass die Legalisation einer ausländischen Urkunde durch das deutsche Konsul oder die deutsche Botschaft in dem Staat erfolgt, in welchem die Urkunde ausgestellt wurde (vgl. § 13 Abs. 1 KonsularG).
Amtshilfe für deutsche Behörden
Sofern eine Auslandsvertretung in Deutschland feststellt, dass die Voraussetzungen zur Legalisation einer ausländischen öffentlichen Urkunde nicht gegeben ist, wird die Legalisation mit Billigung des Auswärtigen Amtes zunächst eingestellt. Dies kann der Fall sein, wenn eine bestimmte Art von Urkunde nicht legalisiert werden kann oder es der deutschen Vertretung grundsätzlich nicht möglich ist, die Urkunde zu überprüfen.
Dann besteht jedoch die Möglichkeit der gutachterlichen Überprüfung einer Urkunde. Diese Prüfung steht innerdeutschen Behörden, nicht aber Privatpersonen offen. Die anfragende Behörde erbittet im Rahmen der Amtshilfe die Prüfung, welche sodann durch die deutsche Auslandsvertretung erfolgt. Diese wertet die im Rahmen der Überprüfung der betroffenen Urkunde eingeholten Informationen aus und verfasst eine Stellungnahme, die anschließend an die ersuchende Behörde weitergeleitet wird.
Übersetzung von Dokumenten
Nicht selten wird von Ländern, in denen ein Dokument anerkannt werden soll, eine Übersetzung des zu beglaubigenden Dokumentes verlangt. So auch in Deutschland. Ob die in Deutschland angefertigte Übersetzung einer Urkunde in dem Land, in welchem diese vorgelegt werden soll, anerkannt bzw. verwendet wird, entscheidet eben dieses Land.
Deutsche Behörden fordern zumeist die Übersetzung der fremdsprachigen Urkunde. Dabei entscheidet auch hierzulande die konkrete Behörde, ob die im Ausland vorgenommenen Übersetzung Anwendung findet oder eben nicht. Zumeist wird jedoch eine von einem in Deutschland öffentlich beeidigten Übersetzer vorgenommene Übersetzung des Dokuments verlangt.
Zu beachten ist allerdings, dass die Übersetzung einer solchen Urkunde nicht mit deren Beglaubigung gleichzusetzen ist. Bei einer Übersetzung handelt es sich vielmehr um eine Sachverständigenleistung. Selbst wenn die Übersetzung der Urkunde von einem öffentlich beeidigten Übersetzer vorgenommen wurde, wird diese nicht zugleich zu einer öffentlichen Urkunde. Möglich ist jedoch die Vornahme der Beglaubigung der Unterschrift des Sachverständigen unter dem entsprechenden Dokument. Dieser Vermerk stellt sodann eine öffentliche Urkunde dar, auf welche die Verfahrensarten (Apostille oder Legalisation) Anwendung finden können.
Praxisgruppe für Apostille & Legalisation
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