Viele international tätige Unternehmen möchten Mitarbeiter ihrer ausländischen Gesellschaften für eine begrenzte Zeit in Deutschland einsetzen, etwa für ein gemeinsames Projekt oder den Aufbau eines Standorts. Umgekehrt sollen eigene Mitarbeiter an ausländischen Standorten Erfahrungen sammeln. Für solche Einsätze bietet sich häufig der internationale Personalaustausch an, der eine Beschäftigung von bis zu drei Jahren ermöglicht. Je nach Konstellation kommt aber auch die ICT-Karte oder ein anderer Aufenthaltstitel mit eigenen Voraussetzungen in Betracht. Fällt die Wahl auf den falschen Titel, beginnt das Verfahren auf einer unpassenden Grundlage und der geplante Einsatz verzögert sich.
Die Praxisgruppe Business Immigration von Schlun & Elseven prüft deshalb zunächst die Konzernstruktur und das Profil des Mitarbeiters und ermittelt auf dieser Grundlage den passenden Aufenthaltstitel. Anschließend stellen wir die Antragsunterlagen zusammen und übernehmen die Korrespondenz mit den Behörden, auf Wunsch auch auf Englisch. Lassen Sie den geplanten Einsatz rechtlich prüfen, bevor Arbeitsverträge und Reisetermine feststehen.
Für welche Einsätze eignet sich der internationale Personalaustausch?
Der Personalaustausch richtet sich an international tätige Unternehmen und Konzerne, die Mitarbeiter einer ausländischen Gesellschaft vorübergehend in Deutschland einsetzen wollen. Umgekehrt wechseln eigene Mitarbeiter an Standorte im Ausland. Typische Anlässe sind:
- ein gemeinsames Projekt mehrerer Konzerngesellschaften
- der Aufbau oder die Erweiterung eines Standorts in Deutschland
- die Einarbeitung in Abläufe der deutschen Gesellschaft
Rechtsgrundlage ist § 10 Abs. 1 Nr. 1 BeschV. Danach kann die Bundesagentur für Arbeit einer solchen Beschäftigung für bis zu drei Jahre zustimmen. Dem Mitarbeiter kann nach § 19c Abs. 1 AufenthG eine Aufenthaltserlaubnis erteilt werden. Diese Vorschrift lässt eine Aufenthaltserlaubnis unabhängig von einer Qualifikation als Fachkraft zu, sofern die Beschäftigungsverordnung die Beschäftigung erlaubt.
Eine Mindestdauer schreibt die Vorschrift nicht vor. Der Personalaustausch kommt deshalb auch für Einsätze infrage, die kürzer geplant sind als drei Jahre.
Neben dem Personalaustausch regelt § 10 BeschV einen zweiten Fall: die Vorbereitung von Auslandsprojekten. Hier geht es um Mitarbeiter, die im Ausland beschäftigt sind und im deutschen Konzernteil an der Vorbereitung eines Projekts mitwirken, das sie später im Ausland durchführen. Ihre Tätigkeit in Deutschland muss dafür unabdingbar erforderlich sein. Außerdem müssen sie über eine mit deutschen Facharbeitern vergleichbare Qualifikation und besondere, vor allem unternehmensspezifische Spezialkenntnisse verfügen.
Welche Mitarbeiter kommen für den Personalaustausch in Frage?
Der Mitarbeiter benötigt eine Hochschulausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Eine förmliche Anerkennung des Abschlusses in Deutschland ist nicht erforderlich. Ob eine Qualifikation als vergleichbar gilt, beurteilt die Bundesagentur für Arbeit im Einzelfall.
Wie lange der Mitarbeiter bereits im Konzern tätig ist, spielt keine Rolle. Gerade für neu eingestellte Fachkräfte ist das ein wichtiger Vorteil gegenüber der ICT-Karte, die eine Konzernzugehörigkeit von mindestens sechs Monaten verlangt.
Was muss das Unternehmen sicherstellen?
Damit die Bundesagentur für Arbeit zustimmen kann, muss das Unternehmen zwei Punkte gewährleisten:
- Der Einsatz ist Teil eines Personalaustauschs innerhalb eines international tätigen Unternehmens oder Konzerns. Bereits im Antrag sollte deshalb erkennbar sein, welche Mitarbeiter in welche Richtung wechseln.
- Der Mitarbeiter wird nicht zu ungünstigeren Arbeitsbedingungen beschäftigt als vergleichbare inländische Arbeitnehmer. Das prüft die Bundesagentur bei jeder Zustimmung (§ 39 Abs. 3 Nr. 1 AufenthG).
Eine Vorrangprüfung findet dagegen nicht statt. Das Unternehmen muss also nicht nachweisen, dass für die Stelle keine deutschen Bewerber zur Verfügung stehen.
Personalaustausch oder ICT-Karte: Welcher Titel passt zu Ihrem Einsatz?
Die ICT-Karte nach § 19 AufenthG ist eine weitere Möglichkeit, Mitarbeiter konzernintern nach Deutschland zu entsenden. Ihr Vorteil liegt darin, dass kein eigener Personalaustausch mit ausländischen Standorten stattfinden muss. Dafür gelten strengere persönliche und organisatorische Voraussetzungen:
- Sie steht ausschließlich Führungskräften, Spezialisten und Trainees offen.
- Der Mitarbeiter muss dem Unternehmen oder der Unternehmensgruppe unmittelbar vor Beginn des Transfers seit mindestens sechs Monaten angehören und während des Transfers weiterhin angehören.
- Das entsendende Unternehmen muss seinen Sitz außerhalb der EU haben.
- Der unternehmensinterne Transfer muss länger als 90 Tage dauern.
- Für Führungskräfte und Spezialisten ist die ICT-Karte auf maximal drei Jahre, für Trainees auf ein Jahr begrenzt.
- Nach dem Ende eines Transfers in Deutschland muss grundsätzlich eine sechsmonatige Karenzzeit eingehalten werden, bevor eine erneute ICT-Karte beantragt werden kann.
Auch die Begriffe sind gesetzlich eng definiert. Führungskraft ist, wer die aufnehmende Niederlassung oder eine ihrer Abteilungen oder Unterabteilungen leitet und entsprechende Aufsichts- und Personalbefugnisse besitzt. Als Spezialist gilt, wer über unerlässliche Spezialkenntnisse hinsichtlich der Tätigkeitsbereiche, Verfahren oder Verwaltung der aufnehmenden Niederlassung sowie über ein hohes Qualifikationsniveau und angemessene Berufserfahrung verfügt. Trainees müssen einen Hochschulabschluss haben, ein vergütetes Traineeprogramm zur beruflichen Entwicklung oder Fortbildung absolvieren und die weiteren Voraussetzungen des § 19 Abs. 2 AufenthG erfüllen.
Zusätzlich muss ein für die Dauer des Transfers gültiger Arbeitsvertrag und gegebenenfalls ein Abordnungsschreiben vorliegen. Daraus müssen insbesondere Ort, Art, Vergütung und sonstige Arbeitsbedingungen des Transfers sowie die Möglichkeit der Rückkehr an einen Standort außerhalb der EU hervorgehen.
Der internationale Personalaustausch nach § 10 Abs. 1 Nr. 1 BeschV kennt diese besonderen Einschränkungen nicht. Er steht Mitarbeitern mit Hochschulausbildung oder vergleichbarer Qualifikation offen, unabhängig davon, wie lange sie bereits dem Unternehmen oder Konzern angehören. Auch eine Mindestdauer des Einsatzes ist nicht vorgeschrieben. Allerdings muss das Unternehmen einen tatsächlichen Personalaustausch innerhalb seiner internationalen Struktur gewährleisten. Für eine erneute Beschäftigung ist grundsätzlich ein mindestens sechsmonatiger Auslandsaufenthalt zwischen zwei Beschäftigungszeiträumen erforderlich. Eine Verlängerung innerhalb der zulässigen Gesamtdauer von drei Jahren bleibt davon unberührt.
Welcher Titel im Einzelfall passt, hängt insbesondere von der Position, der Qualifikation und der bisherigen Konzernzugehörigkeit des Mitarbeiters sowie von der Struktur des Unternehmens ab. Oft lässt sich das erst nach einem Blick auf die konkrete Konzernstruktur sicher beantworten. Ausführliche Informationen zur Alternative finden Sie in unserem Beitrag zur ICT-Karte für unternehmensinterne Transfers.
Wie läuft das Verfahren beim Personalaustausch ab?
Einen festen Zeitrahmen gibt es nicht, denn die Bearbeitungsdauer unterscheidet sich je nach Behörde erheblich. Unternehmen sollten den Einsatz deshalb früh vorbereiten und Arbeitsbeginn sowie Reisetermine erst festlegen, wenn die wesentlichen Schritte geklärt sind.
Was ist bei der Vorbereitung und Antragstellung zu beachten?
Zunächst muss feststehen, dass der internationale Personalaustausch die passende Grundlage für den geplanten Einsatz ist. Anschließend stellt das Unternehmen die erforderlichen Unterlagen zusammen. Dazu gehören in der Regel:
- der Lebenslauf des Mitarbeiters
- der Nachweis über den Hochschulabschluss oder eine vergleichbare Qualifikationeine
- genaue Beschreibung der vorgesehenen Tätigkeit
- die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis der Bundesagentur für Arbeit
- Nachweise über die internationale Unternehmens- oder Konzernstruktur und den vorgesehenen Personalaustausch nach § 10 BeschV
Bei der Stellenbeschreibung lohnt sich besondere Genauigkeit. Sie sollte nachvollziehbar darlegen, welche Aufgaben der Mitarbeiter in Deutschland übernimmt und weshalb seine Qualifikation dazu passt. Außerdem benötigt die Bundesagentur für Arbeit Angaben zu den Arbeitsbedingungen, insbesondere zur Vergütung und Arbeitszeit, um diese mit den Bedingungen vergleichbarer inländischer Arbeitnehmer abzugleichen. Maßgeblich sind insoweit § 39 AufenthG – Zustimmung zur Beschäftigung und die dort geregelten Auskunftspflichten des Arbeitgebers.
Grundsätzlich beantragt der Mitarbeiter das erforderliche nationale Visum bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung im Ausland. Die Rechtsgrundlage hierfür ist § 6 AufenthG . In bestimmten Fällen ist auch eine Antragstellung bei der Ausländerbehörde in Deutschland möglich. Ob dies zulässig ist, hängt insbesondere von der Staatsangehörigkeit und dem bisherigen Aufenthaltsstatus des Mitarbeiters ab.
Die zuständige Behörde beteiligt im Verfahren die Bundesagentur für Arbeit, deren Zustimmung für die Beschäftigung nach § 10 BeschV erforderlich ist. Um das Verfahren gegebenenfalls zu beschleunigen, kann das Unternehmen unter den Voraussetzungen des § 36 Abs. 3 BeschV bereits vorab eine Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit beantragen.
Arbeitsbeginn und Pflichten des Arbeitgebers
Der Mitarbeiter darf seine Tätigkeit erst aufnehmen, wenn er über einen Aufenthaltstitel verfügt, der die konkrete Beschäftigung erlaubt. Maßgeblich ist § 4a AufenthG . Unternehmen sollten den Projektstart deshalb mit ausreichendem zeitlichem Puffer planen.
Als Arbeitgeber hat das Unternehmen in Deutschland eigene Pflichten nach § 4a Abs. 5 AufenthG . Es muss:
- vor Arbeitsbeginn prüfen, ob der Aufenthaltstitel die Beschäftigung erlaubt
- für die Dauer der Beschäftigung eine Kopie des Aufenthaltstitels aufbewahren
- die Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen ab Kenntnis informieren, wenn die Beschäftigung vorzeitig endet
Die Aufenthaltserlaubnis ist grundsätzlich an die Beschäftigung gebunden, für die sie erteilt wurde. Möchte der Mitarbeiter eine andere Erwerbstätigkeit aufnehmen oder soll eine im Aufenthaltstitel eingetragene Beschränkung geändert werden, ist hierfür grundsätzlich eine Erlaubnis der Ausländerbehörde erforderlich. Maßgeblich sind § 4a Abs. 1 und 3 AufenthG sowie § 12 AufenthG.
Für die Mitarbeiter, die im Rahmen des Personalaustauschs ins Ausland wechseln, ist zusätzlich die arbeitsrechtliche Gestaltung zu klären. Dazu gehören insbesondere die Entsendevereinbarung, die anwendbaren Arbeitsbedingungen und die Regelung der Rückkehr in den deutschen Betrieb. Schlun & Elseven berät Sie auch zur Arbeitnehmerentsendung ins Ausland, sodass Sie für beide Richtungen des Austauschs einen Ansprechpartner haben.
Personalaustausch rechtssicher vorbereiten mit Schlun & Elseven
Ob ein Einsatz über den Personalaustausch oder einen anderen Aufenthaltstitel läuft, sollte vor der internen Planung feststehen. Die Wahl bestimmt die Unterlagen, den Vorlauf und spätere Verlängerungen.
Die Praxisgruppe Business Immigration von Schlun & Elseven begleitet international tätige Unternehmen und ihre Mitarbeiter von der ersten Einordnung bis zur Erteilung des Aufenthaltstitels. Wir übernehmen die Kommunikation mit den Behörden und behalten die Fristen im Blick. Auf Wunsch unterstützen wir Ihre Mitarbeiter auch mit unserem Relocation-Service beim Umzug nach Deutschland. Sie erhalten eine Ersteinschätzung und ein Kostenangebot, bevor Sie uns beauftragen. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen.
Auf einen Blick: Häufig gestellte Fragen zum internationalen Personalaustausch
Über den Personalaustausch ist eine Beschäftigung von höchstens drei Jahren möglich. Für einen längeren Aufenthalt ist ein anderer Aufenthaltstitel zu prüfen. Wir klären mit Ihnen rechtzeitig vor Ablauf der Erlaubnis, welche Möglichkeiten bestehen.
Nein. Beim Personalaustausch findet keine Vorrangprüfung statt. Geprüft wird aber, ob die Arbeitsbedingungen denen vergleichbarer inländischer Arbeitnehmer entsprechen.
Bei der ICT-Karte ist ein neuer Antrag erst sechs Monate nach dem Ende des letzten Transfers möglich. Ob ein erneuter Einsatz im konkreten Fall in Betracht kommt, prüfen wir gern für Sie.
Ja. Die Anwälte unserer Praxisgruppe Business Immigration beraten auf Deutsch und Englisch. So können Personalabteilung und Mitarbeiter im Ausland direkt in das Verfahren eingebunden werden.
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