Korruptionsverdacht, Kartellrechtsverstöße, Datenschutzverletzungen oder Hinweise aus dem Whistleblower-System – solche Vorfälle treffen Unternehmen oft ohne Vorwarnung. Was intern beginnt, kann rasch zu behördlichen Ermittlungen, empfindlichen Bußgeldern und dauerhaften Reputationsschäden führen. Internal Investigations sind die rechtliche Antwort darauf: Sie schaffen Klarheit, bevor Staatsanwaltschaft oder Aufsichtsbehörden tätig werden. Eine professionell durchgeführte interne Untersuchung zeigt Behörden, Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit, dass das Unternehmen Rechtsverstöße ernst nimmt und konsequent aufklärt.
Schlun & Elseven begleitet Unternehmen durch alle Phasen der internen Untersuchung: von der ersten Verdachtsprüfung über die rechtssichere Beweissicherung bis zum Abschlussbericht. Mit ausgeprägter Expertise in Wirtschaftsstrafrecht, Compliance und Datenschutz minimieren unsere Anwälte für Internal Investigations rechtliche und finanzielle Risiken, schützen die Reputation betroffener Unternehmen und bereiten diese optimal auf mögliche externe Verfahren vor.
Was sind interne Untersuchungen (Internal Investigations)?
Interne Untersuchungen sind unternehmenseigene Ermittlungen zur Aufklärung möglicher Verstöße gegen Gesetze, Compliance-Richtlinien oder interne Vorgaben. Sie ermöglichen es Unternehmen, Sachverhalte schnell, vertraulich und rechtssicher aufzuklären, bevor Behörden eingreifen oder sich der Schaden vergrößert. Anders als bei behördlichen Ermittlungen behält das Unternehmen die Kontrolle über den Prozess und kann gezielt Schadensbegrenzung betreiben.
Typische Anlässe für Internal Investigations reichen von Korruption, Betrug und Untreue über Kartellrechtsverstöße bis hin zu Meldungen über Hinweisgebersysteme. Auch Verstöße gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, Datenschutzverletzungen nach der DSGVO, Bilanzmanipulation sowie Verstöße gegen Geldwäschevorschriften gehören zu häufigen Untersuchungsanlässen. Darüber hinaus werden interne Ermittlungen bei Diskriminierung und sexueller Belästigung, Umweltstraftaten und ESG-Verstößen durchgeführt.
Ablauf einer internen Untersuchung (Internal Investigation)
Jede interne Untersuchung ist individuell und richtet sich nach den spezifischen Umständen des Einzelfalls. Es gibt keinen starren Ablauf, der für alle Fälle gleichermaßen gilt. Vielmehr erfordert jede interne Untersuchung eine maßgeschneiderte Herangehensweise, die sich an der Art des Verdachts, der Unternehmensgröße, den beteiligten Personen und den möglichen rechtlichen Konsequenzen orientiert. Dennoch lassen sich einige zentrale Elemente benennen, die in den meisten internen Untersuchungen eine Rolle spielen.
Zunächst muss der Verdacht bewertet und der Untersuchungsgegenstand eingegrenzt werden. Welche Vorwürfe stehen im Raum? Welche Personen, Abteilungen oder Zeiträume sind betroffen? Wie dringend ist die Aufklärung? Diese initiale Einschätzung bestimmt Umfang und Intensität der weiteren Ermittlungen.
Ein zentraler Schritt ist die ordnungsgemäße Sicherung relevanter Dokumente, E-Mails, Daten und anderer Beweismittel. Dabei sind datenschutzrechtliche Vorgaben sowie Mitbestimmungsrechte zu beachten und die Beweiskette lückenlos zu dokumentieren, damit die Ergebnisse später auch vor Gericht oder gegenüber Behörden verwertbar sind. Eine vorschnelle oder rechtlich fehlerhafte Datensicherung kann die gesamte Untersuchung gefährden.
Die gesicherten Informationen werden anschließend systematisch ausgewertet. Dies umfasst auch die Prüfung von Finanztransaktionen, Vertragsdokumenten oder Kommunikationsverläufen. Dabei werden alle Schritte der Untersuchung sorgfältig dokumentiert. Am Ende steht ein Abschlussbericht, der die Ergebnisse zusammenfasst, rechtlich einordnet und Handlungsempfehlungen gibt. Ob und in welchem Umfang dieser Bericht an Behörden, Geschäftspartner oder andere Dritte weitergegeben wird, hängt von den konkreten Umständen und rechtlichen Meldepflichten ab.
Mitarbeiterinterviews in internen Untersuchungen: Rechtliche Vorgaben und Best Practices
Ein häufig entscheidender Bestandteil interner Ermittlungen sind Befragungen von Mitarbeitern. Diese Interviews dienen dazu, den Sachverhalt zu klären, Zeugen zu hören und den Beschuldigten Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Allerdings sind Mitarbeiterbefragungen rechtlich heikel und müssen unter Beachtung zahlreicher arbeitsrechtlicher sowie datenschutzrechtlicher Vorgaben und strafrechtlicher Grundsätze durchgeführt werden.
In der Regel ist der Arbeitnehmer dazu verpflichtet, der Anforderung des Arbeitgebers zu einem Gespräch über seine Arbeitsleistung nachzukommen und Auskunft zu geben. Ist dieser jedoch selbst vom Vorwurf betroffen, gilt das strafrechtliche Prinzip „nemo tenetur” – niemand ist verpflichtet, sich selbst zu belasten – auch in internen Untersuchungen. Ein Mitarbeiter darf folglich nicht gezwungen werden, sich durch seine Aussage selbst zu belasten. Arbeitsrechtliche Konsequenzen dürfen nicht allein daraus gezogen werden, dass ein Mitarbeiter die Aussage verweigert. Beschuldigte Mitarbeiter haben außerdem ein Recht auf anwaltlichen Beistand oder können das Hinzuziehen eines Betriebsratsmitglieds verlangen.
Gerade bei komplexen oder sensiblen Fällen empfiehlt es sich, Mitarbeiterbefragungen durch externe Rechtsanwälte führen zu lassen. Dies schafft eine neutrale Gesprächssituation und erhöht die Bereitschaft der Mitarbeiter, offen auszusagen. Zudem sind externe Anwälte mit den rechtlichen Fallstricken vertraut und können rechtssichere Befragungen durchführen.
Aktuelle Compliance-Anforderungen und ihre Auswirkungen
Die rechtlichen Anforderungen an Unternehmen entwickeln sich ständig weiter. Neue Gesetze und verschärfte Compliance-Vorgaben führen dazu, dass interne Untersuchungen zunehmend komplexer werden und spezielle Kenntnisse erfordern. Unser interdisziplinäres Team verbindet Expertise aus Wirtschaftsstrafrecht, Arbeitsrecht, Datenschutzrecht und internationalen Compliance-Standards, um Ihnen in allen Bereichen interner Untersuchungen rechtssichere Lösungen zu bieten.
Untersuchungen nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Seit Inkrafttreten des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) im Januar 2023 müssen Unternehmen ab 3.000 Mitarbeitern, seit 2024 bereits ab 1.000 Mitarbeitern, ihre Lieferketten systematisch auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken überwachen. Wenn Hinweise auf Verstöße bei Zulieferern oder Geschäftspartnern eingehen – etwa durch Beschwerdemechanismen, Medienberichte oder NGO-Hinweise – sind Unternehmen verpflichtet, unverzüglich angemessene Abhilfemaßnahmen einzuleiten. Dies erfordert oft komplexe grenzüberschreitende Untersuchungen unter schwierigen Bedingungen.
Whistleblower-Meldungen und Hinweisgeberschutz
Das Hinweisgeberschutzgesetz, das seit Juli 2023 in Kraft ist, verpflichtet alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern zur Einrichtung interner Meldesysteme. Meldungen über diese Systeme müssen strukturiert bearbeitet werden, wobei strikte Fristen zu beachten sind. Insbesondere die 3-Monats-Frist für die Rückmeldung an den Hinweisgeber darf nicht versäumt werden. Wir unterstützen Sie nicht nur bei der Einrichtung rechtskonformer Hinweisgebersysteme, sondern auch bei der rechtssicheren Bearbeitung eingehender Meldungen. Dabei stellen wir sicher, dass sowohl der Schutz der Hinweisgeber als auch die Rechte der Beschuldigten gewahrt werden und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Grenzüberschreitende Untersuchungen und internationale Sachverhalte
Internationale Geschäftsbeziehungen, globale Lieferketten und grenzüberschreitende Zahlungsströme führen dazu, dass interne Untersuchungen zunehmend mehrere Rechtsordnungen berühren. Die Koordination von Ermittlungen über Ländergrenzen hinweg stellt Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen: unterschiedliche Datenschutzstandards, voneinander abweichende Arbeitnehmerschutzvorschriften, divergierende Verfahrensrechte und kulturelle Besonderheiten bei Mitarbeiterbefragungen müssen berücksichtigt werden. Mit unserer Erfahrung in internationalen Wirtschaftsstrafsachen können wir gezielt rechtliche Fallstricke vermeiden und die interne Untersuchung auch bei komplexen grenzüberschreitenden Strukturen effizient durchführen.
Sofortmaßnahmen bei Verdachtsfällen
Wenn Sie einen Compliance-Verstoß vermuten oder konkrete Hinweise zu potenziellen Vorwürfen erhalten haben, ist schnelles und besonnenes Handeln empfehlenswert. Sie sollten umgehend mit der Beweissicherung beginnen. Dies umfasst insbesondere die Sicherung von E-Mail-Konten, die Beschränkung von IT-Zugriffen verdächtiger Personen und die physische Sicherstellung relevanter Dokumente. Jede Verzögerung erhöht das Risiko der Beweisvernichtung erheblich. Gleichzeitig ist es entscheidend, Vertraulichkeit zu wahren. Informationen sollten nur an Personen weitergegeben werden, die sie zwingend kennen müssen, und alle Beteiligten sollten auf die Verschwiegenheit hingewiesen werden.
Vermeiden Sie unbedingt voreilige personelle Maßnahmen. Kündigungen ohne vorherige rechtliche Prüfung können unwirksam sein und das Unternehmen zusätzlich belasten. Auch in emotional aufgeladenen Situationen gilt die Unschuldsvermutung und arbeitsrechtliche Vorgaben müssen strikt beachtet werden. Eine übereilte Reaktion kann mehr Schaden anrichten als der ursprüngliche Vorfall.
Schlun & Elseven: Ihr Ansprechpartner für interne Untersuchungen
Unsere Rechtsanwälte verfügen über langjährige Erfahrung in der Durchführung komplexer interner Untersuchungen für mittelständische und große Unternehmen aus verschiedensten Branchen. Was uns auszeichnet, ist die interdisziplinäre Zusammenarbeit unserer Rechtsanwälte für Strafrecht, Arbeitsrecht und Gesellschaftsrecht mit IT-Forensikern und Compliance-Experten.
Absolute Vertraulichkeit und Diskretion sind die Grundpfeiler unserer Arbeit. Wir verstehen, dass jede Untersuchung für Ihr Unternehmen eine Belastung darstellt, und setzen daher auf klare Prozesse und regelmäßige Kommunikation. Unsere mandantenorientierte Arbeitsweise bedeutet, dass wir uns intensiv mit Ihrem Unternehmen auseinandersetzen und pragmatische, wirtschaftlich sinnvolle Lösungen entwickeln, die Ihre unternehmerischen Realitäten berücksichtigen.
Auf einen Blick: Häufig gestellte Fragen zu Internal Investigations
Eine Internal Investigation (interne Untersuchung) ist eine unternehmenseigene Ermittlung zur Aufklärung möglicher Verstöße gegen Gesetze, Compliance-Richtlinien oder andere interne Vorgaben. Anders als bei behördlichen Ermittlungen wird die Untersuchung vom Unternehmen selbst initiiert und gesteuert – zum Beispiel durch die interne Compliance-Abteilung oder beauftragte externe Rechtsanwälte. Ziel ist es, den Sachverhalt schnell, vertraulich und rechtssicher aufzuklären, bevor Behörden eingreifen oder sich der Schaden ausweitet
Eine Internal Investigation sollte bei jedem substantiierten Hinweis auf einen Compliance-Verstoß eingeleitet werden. Dabei gilt: Je früher Sie handeln, desto besser können Sie Schäden begrenzen und Ihre rechtliche Position stärken. Auch bei zunächst vagen Hinweisen kann eine kurze Vorabprüfung sinnvoll sein, um zu bewerten, ob eine vollständige Untersuchung erforderlich ist. Zögern Sie nicht, frühzeitig einen erfahrenen Anwalt zu kontaktieren.
Die Anlässe für interne Untersuchungen sind vielfältig und spiegeln die zunehmende Komplexität moderner Compliance-Anforderungen wider. Typische Untersuchungsanlässe sind:
• Korruptionsverdacht, etwa wenn Hinweise auf Schmiergeldzahlungen vorliegen
• Verstöße gegen das Kartellrecht, wie unerlaubte Preisabsprachen
• Betrugsdelikte oder Untreue, beispielsweise bei Verdacht auf Bilanzmanipulation
• Menschenrechtliche oder umweltbezogene Verstöße in der Lieferkette
• Datenschutzverletzungen
• Arbeitsrechtliche Verstöße wie Diskriminierung, sexuelle Belästigung oder Mobbing
• Hinweise aus internen Meldesystemen
Das hängt vom konkreten Einzelfall ab. Manche Verstöße lösen gesetzliche Meldepflichten aus, etwa bei Geldwäscheverdacht, Datenschutzverletzungen, Steuerstraftaten oder bestimmten Kapitalmarktverstößen. In anderen Fällen besteht keine unmittelbare Meldepflicht, aber eine proaktive Offenlegung kann strategisch sinnvoll sein, um Strafmilderung zu erreichen. Wir prüfen genau, welche Offenlegungspflichten bestehen, welche Fristen zu beachten sind und entwickeln eine maßgeschneiderte Kommunikationsstrategie mit Behörden, die Ihre Interessen bestmöglich wahrt.
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